Podmínky ochrany osobních údajů
Zpracování osobních údajů
Obchodní společnost WE ARE SMART SPACES s. r. o. se sídlem Dušní 10, Praha 1, 110 00, IČO 25740725
E-mailová adresa: prague@beostores.com
Telefon: +420777323586
je povinna na základě nařízení (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se
zpracováním osobních údajů (General Data Protection Regulation, dále jen „GDPR“)
poskytnout informace o tom, jaké osobní údaje jako správce zpracovává o fyzických
osobách při poskytování služeb, prodeji zboží a při návštěvách internetových stránek; k
jakým účelům a jak tyto osobní údaje v souladu s platnými právními předpisy zpracovává;
komu a z jakého důvodu je může předat; a rovněž informovat o tom, jaká práva fyzickým
osobám v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů náleží.
Právo na informaci (čl. 13 GDPR)
Tyto Zásady jsou účinné od 25. 5. 2018 a jsou vydány v souladu s nařízením (EU)
2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů za
účelem zajištění informační povinnosti dle čl. 13 GDPR.
Nejdříve se definujeme kategorie osobních údajů, které zpracováváme, posléze typy
zpracování a na závěr Vám představíme Vaše práva vyplývající z GDPR.
Kategorie osobních údajů
Osobní údaje: akademický titul, jméno a příjmení, název obchodní firmy, IČO, DIČ, adresa
trvalého pobytu, adresa sídla nebo místa podnikání, fakturační adresa, bankovní spojení,
podpis, telefonní číslo, e-mail, adresa odkazu na individualizovaný profil na sociální síti
nebo jiné webové stránce
Účely, právní důvody a doba zpracování osobních údajů
Osobní údaje je možné zpracovávat:
- přímo na základě smlouvy – pokud kupujete zboží
- oprávněného zájmu společnosti WE ARE SMART SPACES s.r.o.
- na základě zákona (bez souhlasu)
- na základě souhlasu
Zpracovávání z důvodu plnění smlouvy, plnění zákonných povinností a z důvodu oprávněných zájmů
Zpracováváme osobní údaje, u nichž je to nezbytné pro plnění smlouvy, plnění zákonných
povinností a ochranu oprávněných zájmů. Bez poskytnutí osobních údajů k těmto účelům
by nebylo možné služby poskytovat. Ke zpracování osobních údajů pro tyto účely
nepotřebujeme souhlas.
Jedná se zejména o tyto základní dílčí účely: procesy spojené s identifikací zákazníka
(plnění smlouvy); plnění zákonných daňových povinností (plnění zákonných povinností);
účely stanovené zvláštními zákony pro potřeby trestního řízení a pro naplnění povinnosti
součinnosti s Policií České republiky a dalšími státními orgány (plnění zákonných
povinností); provozování kamerových a monitorovacích systémů v prostorách pro účely
prevence vzniku škod (oprávněný zájem); zajištění důkazů pro případ nutnosti obhajoby
práv (oprávněný zájem).
Osobní údaje pro tyto činnosti jsou zpracovány v rozsahu nutném pro naplnění těchto
činností a po dobu nutnou k jejich dosažení nebo po dobu přímo stanovenou právními
předpisy. Poté jsou osobní údaje vymazány či anonymizovány.
Faktury vystavené společností WE ARE SMART SPACES s.r.o. jsou v souladu s § 35 zákona
č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty archivována po dobu 10 let od jejich vystavení. Z
důvodu nutnosti doložit právní důvod pro vystavení faktur jsou po dobu 10 let ode dne
ukončení smlouvy archivovány i podklady pro fakturaci obsahující osobní údaje (např.
smlouvy).
V případě jednání mezi WE ARE SMART SPACES s.r.o. a potenciálním zákazníkem o
uzavření smlouvy, které nebylo završeno uzavřením smlouvy, zpracovává WE ARE SMART
SPACES s.r.o. poskytnuté osobní údaje po dobu 3 měsíců od ukončení tohoto jednání.
Zpracování na základě souhlasu
Se souhlasem pro obchodní účely bude společnost WE ARE SMART SPACES s.r.o. od 25. 5.
2018 zpracovávat osobní údaje zákazníka primárně pro zasílání newslettru – obchodní
sdělení týkající se produktů společnosti WE ARE SMART SPACES s.r.o. (nabídka výrobků
atd.). Společnost WE ARE SMART SPACES s.r.o. si bude u osob, které ji udělí souhlas,
uchovávat údaje o jejich typovém chování při využívání služeb a vytvářet a uchovávat
anonymizované analýzy chování, a to i prostřednictvím tzv. cookies, u nichž je souhlas se
zpracováním osobních údajů řešen samostatně na webových stránkách WE ARE SMART
SPACES s. r. o. Poskytnutí souhlasu k obchodním účelům je dobrovolné a zákazník jej může
kdykoli odvolat. Tento souhlas zůstává v platnosti po dobu využívání služeb a následující 4
roky poté nebo do doby, dokud jej zákazník neodvolá.
Způsob zpracování osobních údajů
Osobní údaje jsou zpracovávány ručně i automaticky a jsou uchovávány v papírové a
elektronické podobě.
Zaměstnanci, kteří s osobními údaji zastoupených a spolupracujících modelů nakládají,
jsou vázáni dohodou o mlčenlivosti, jejíž platnost není omezena ukončením
pracovněprávního vztahu.
Osobní údaje zachycené na dokumentech v papírové podobě jsou uchovány v místnostech
opatřených bezpečnostními zámky, a to v sídle společnosti WE ARE SMART SPACES s.r.o. a
v sídle externího dodavatele účetních a daňových služeb, s nímž má společnost WE ARE
SMART SPACES s.r.o. uzavřenu smlouvu o zpracování osobních údajů.
Příjemci osobních údajů
Společnost WE ARE SMART SPACES s.r.o. spolupracuje s různými subjekty, kteří pro ni
pokrývají dílčí činnosti, které zajišťují předmět jejího podnikaní. Jde zejména o
poskytovatele administrativní a technické podpory aktivit WE ARE SMART SPACES
s.r.o. jako: správce IT, správce CRM systému, účetní, právník společnosti a zajištění dalších
služeb (např. přepravy zboží) atd. Těmto osobám společnost WE ARE SMART SPACES
s.r.o. osobní údaje poskytuje, a to v rozsahu nezbytném pro daný účel. S každým subjektem
je uzavřena zpracovatelská smlouva o zpracování osobních údajů. Jejich seznam je možné
získat na základě písemné žádosti zaslané na sídlo společnosti WE ARE SMART SPACES
s.r.o. nebo na emailovou adresu prague@beostores.com.
Informace o právech subjektů údajů v souvislosti se zpracováním osobních údajů Právo na přístup (čl. 15 GDPR)
Subjekt údajů má právo na přístup k osobním údajům, které zahrnuje jednak právo získat
od WE ARE SMART SPACES s.r.o. : potvrzení, zda zpracovává osobní údaje; informace o
účelech zpracování, kategoriích dotčených osobních údajů, příjemcích, kterým osobní
údaje byly nebo budou zpřístupněny, plánované době zpracování, o existenci práva
požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů týkajících se subjektu údajů
nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti tomuto zpracování, právu podat
stížnost u dozorového úřadu, o veškerých dostupných informacích o zdroji osobních údajů,
pokud nejsou získány od subjektu údajů, skutečnosti, že dochází k automatizovanému
rozhodování, včetně profilování, o vhodných zárukách při předání údajů mimo EU; v
případě, že nebudou nepříznivě dotčena práva a svobody jiných osob i kopii osobních
údajů.
Právo na potvrzení o zpracování osobních údajů a na informace bude možné uplatnit
písemně na adresu sídla společnosti WE ARE SMART SPACES s. r. o., nebo emailem na
adresu prague@beostores.com.
Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
Subjekt údajů má právo na opravu nepřesných osobních údajů, které o něm společnost WE
ARE SMART SPACES s.r.o. zpracovává. Aktualizovat údaje je povinností na straně subjektu
údajů nebo vzniká v součinnosti. Oprava se provádí bez zbytečného odkladu v době
nezbytně nutné pro její zpracování. Žádost o opravu osobních údajů je možné uplatnit
prostřednictvím emailové adresy prague@beostores.com.
Právo na výmaz (čl. 17 GDPR)
Subjekt údajů má právo na výmaz osobních údajů, které se ho týkají, pokud společnost WE
ARE SMART SPACES s.r.o. neprokáže oprávněné důvody pro zpracování těchto údajů.
Pokud se subjekt údajů domnívá, že jeho osobní údajů nebyly smazány, může se obrátit
písemně na adresu sídla WE ARE SMART SPACES s.r.o. nebo na email
prague@beostores.com.
Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
Subjekt údajů má právo na omezení zpracování do doby vyřešení podnětu vztahující se ke
zpracování jeho osobních údajů. Námitku nebo podnět je nutné podat písemně na adresu
sídla WE ARE SMART SPACES s.r.o. nebo emailem na prague@beostores.com.
Právo na oznámení opravy, výmazu nebo omezení zpracování (čl. 19 GDPR)
Subjekt údajů má právo na oznámení v případě opravy, výmazu nebo omezení zpracování
osobních údajů. Dojde-li k opravě nebo výmazu osobních údajů, budeme informovat
jednotlivé příjemce, s výjimkou případů, kdy to nebude možné na základě dostupných
osobních údajů. Na základě žádosti ze strany subjektu údajů můžeme poskytnout informaci
o těchto příjemcích.
Právo na přenositelnost osobních údajů (čl. 20 GDPR)
Subjekt údajů má právo na přenositelnost údajů, které se ho týkají a které poskytl správci,
ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo požádat o
předání těchto údajů jinému správci. Bude-li to technicky proveditelné, lze údaje předat i
určenému správci, bude-li řádně určena osoba jednající za příslušného správce a bude
možné ji autorizovat. V případě, že by výkonem tohoto práva mohlo dojít k nepříznivému
dotčení práv a svobod třetích osob, nelze vaší žádosti vyhovět. Žádost je možné uplatnit
písemně a to zasláním žádosti na adresu sídla společnosti WE ARE SMART SPACES s. r. o.
Právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů (čl. 21 GDPR)
Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování jeho osobních údajů z důvodu
oprávněného zájmu společnosti WE ARE SMART SPACES s.r.o. V případě, že společnost WE
ARE SMART SPACES s.r.o. neprokáže, že existuje závažný oprávněný důvod pro
zpracování, který převažuje nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, zpracování
na základě námitky ukončí bez zbytečného odkladu. Námitku je možné poslat písemně na
adresu sídla společnosti WE ARE SMART SPACES s.r.o. nebo na email
prague@beostores.com.
Automatizace a profilování
Společnost WE ARE SMART SPACES s.r.o. prohlašuje, že neprovádí automatizované
rozhodování bez vlivu lidského posouzení s právními účinky pro subjekty údajů a ani si
nevytváří databázi automatizovaných profilů.
Odvolání a pověřenec
Společnost WE ARE SMART SPACES s.r.o. nemá pověřence pro ochranu osobních údajů
vzhledem k rozsahu zpracování.
Souhlas se zpracováním osobních údajů pro obchodní účely je možné kdykoliv odvolat.
Odvolání je zapotřebí učinit výslovným a srozumitelným projevem vůle, a to na emailové
adresy prague@beostores.com nebo prostřednictvím písemné žádosti na adresu sídla
společnosti WE ARE SMART SPACES s. r. o.
Subjekt údajů má právo obrátit se se stížností týkajících se zpracování jeho osobních údajů
na Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).